Thế nào là địa chỉ email? Làm sao để tạo lập một địa chỉ email?

Hiện nay, thời kì công nghệ phát triển, email dần trở thành một công cụ “giao tiếp” vô cùng thuận tiện và nhanh chóng đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt là địa chỉ email, nó là hòm thư mang chức năng gửi và nhận qua hệ thống Internet. Nhưng có một vấn đề nan giải mà chúng ta cần đề cập đến là phương thức tạo một địa chỉ email vô cùng chất lượng là như thế nào? Trước tiên, chúng ta cần hiểu được khái niệm và vai trò của địa chỉ email. Và hãy đặt câu hỏi: “Để có được nó chúng ta nên và cần làm gì khi tạo lập một địa chỉ email?”. Ngoài ra, một bước quan trọng không thể bỏ qua là nắm rõ quy tắc tạo một địa chỉ email đúng đắn nhất.

Thế nào là một địa chỉ email?

Xét về mặt ngữ nghĩa, email là viết tắt của electronic mail. Dịch ra tiếng Việt là thư điện tử và địa chỉ email là nơi thư điện tử gửi đi. Địa chỉ này có thể là một cá nhân hay tổ chức – người sở hữu email đó. Với sự ra đời của email, con người có thể ngồi một nơi và gửi/nhận thư qua máy tính/điện thoại có kết nối Internet.

Địa chỉ email mang ý nghĩa gì?

Để biết ý nghĩa của nó là gì? Bạn cần biết về các thành phần chính có trong địa chỉ này. Giả sử, email của bạn là [email protected]. Những thành phần quan trọng sẽ được phân tích từ phải sang trái.

• ‘.vn’: Là domain của địa chỉ email. Tùy vào địa chỉ trong email mà tên miền có thể giống hoặc khác nhau.
• ‘meta’: Tên của tổ chức. Thông thường, nó trùng với tên website của công ty/tổ chức sở hữu email.
• ‘@’ ký tự nối tên miền với thành phần sau.
• ‘username’: Tên người dùng email. Thông thường, thành phần này sẽ là tên riêng.

Cần phải làm gì khi muốn tạo lập một địa chỉ email?

Email cần dùng trong mọi lĩnh vực, mọi tổ chức và doanh nghiệp. Sở hữu một hộp thư điện tử tự động tùy biến. Nó có thể thay đổi khi người dùng chuyển sang môi trường làm việc khác là trải nghiệm tuyệt vời. Việc này không khó nếu như bạn biết cách. Chỉ cần tạo một domain riêng. Sau đó, thiết lập địa chỉ có khả năng tùy biến là đủ.

Điều cần làm khi tạo địa chỉ  cho email

Bên cạnh địa chỉ email tùy biến, bạn cũng có thể sử dụng email cá nhân. Tài khoản này thông dụng hơn nhiều so với tùy biến. Đa phần người dùng mạng hiện nay sở hữu nhiều hộp thư điện tử này. Và sử dụng nó trong những mục đích khác nhau.

Để tạo lập nó, bạn truy cập vào Gmail và đăng ký theo hướng dẫn trên web là đủ. Còn muốn quản lý và kết nối những tài khoản cá nhân của mình hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như Outlook.

Các quy tắc cần thiết để tạo lập địa chỉ email chuyên nghiệp

Tạo lập địa chỉ cho email thông thường rất đơn giản. Song với nhu cầu của xã hội hiện đại, chỉ sử dụng các tài khoản email này là không đủ. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ. Hàng loạt doanh nghiệp đã tạo lập các hộp thư điện tử chuyên nghiệp để phục vụ cho các hoạt động của mình.

Email này thường được dùng bởi các doanh nghiệp, tổ chức lớn. Thông thường, email chính của doanh nghiệp (hiển thị trên website). Luôn được thiết kế đi kèm với dịch vụ thiết kế web. Vậy nên, nó sẽ tập trung vào tạo lập email chuyên nghiệp cho cá nhân.

Công việc này đòi hỏi người tạo lập nó cần có chuyên môn cao hơn bình thường. Và để tạo lập địa chỉ cho email thành công, bạn cần lưu ý đến một số quy tắc cơ bản: Sử dụng email theo tên miền và tạo lập dựa theo tiêu chuẩn.

Luôn sử dụng tên miền riêng khi tạo lập địa chỉ email

Đưa tên miền vào email là quy tắc quan trọng nhất khi tạo lập một địa chỉ email chuyên nghiệp. Email có tên miền sẽ gắn liền với một doanh nghiệp minh bạch về mặt pháp lý và hiển nhiên. Điều này đồng nghĩa với việc email của bạn được đánh giá là đáng tin hơn.

Thay vì sử dụng email có dạng [email protected], hãy dùng email dạng username@tên miền. Sử dụng tên miền trong hộp thư điên tử giúp mang lại khả năng tùy chỉnh cao, linh hoạt trong sử dụng công cụ, quản lý tốt, tránh bị đánh dấu spam,… Cụ thể:

• Địa chỉ có tên miền giúp việc sử dụng các tính năng trên Outtlook, Outlook Express,… đơn giản, dễ dàng hơn.
• Cho phép quản trị viên tiến hành các thay đổi khi có sự biến động về nhân sự (email của doanh nghiệp)
• Địa chỉ có tên miền uy tín hơn, khả năng bị Google đánh dấu spam, junk mail thấp hơn.
• Linh động trong truy cập, bạn có thể truy cập vào email tại bất cứ đâu bằng các thiết bị thông minh, có kết nối mạng khi tích hợp webmail.
• Địa chỉ chuyên nghiệp cho phép quản lý, kiểm soát nội dung của các email gửi đi/nhận về mà vẫn đảm bảo về nhu cầu bảo mật.

Tạo lập địa chỉ email theo tiêu chuẩn nhất định

Một lưu ý quan trọng khác mà bạn cần biết khi tạo lập địa chỉ cho email chuyên nghiệp là tiêu chuẩn email. Một email chuyên nghiệp cần sử dụng username là tên riêng của chính bạn chứ không phải những cái tên chung chung như info, support, hotro,… Đặc biệt, đừng bao giờ dùng những cái tên như Coolboy477, BadGirl789 để làm username. Chúng tạo ấn tượng về sự trẻ con và không chuyên nghiệp. Bạn có thể dùng tên riêng hoặc cả họ và tên để làm username.

Ngoài ra, sau khi đã tạo lập email chuyên nghiệp thành công, bạn còn có thể để tên đầy đủ của mình hiển thị trong nội dung email. Cũng như cách tạo lập địa chỉ đã được trình bày rất chi tiết trong bài viết trên. Mong rằng với những nội dung đã được mình chia sẻ, bạn có thể tạo lập và sử dụng email trong công việc hiệu quả và dễ dàng.