Trong nền công nghệ 4.0 có lẽ việc sử dụng Email có lẽ đã không còn khó khăn và xa lạ với bất kì ai trên thế giới này. Và đồng hành với sự ra đời đó là sự hình thành của một Junk Mail, những email đó được coi là có nội dung spam hay chứa những thông tin độc hại không lành mạnh, những người tiêu dùng thường tránh xa với nó. Tuy nhiên, đã có những email không có các nội dung đó nhưng vẫn bị coi là một Junk Mail và họ không biết nguyên nhân từ đâu. Vậy có cách nào để một email chính thống, mang thông tin bổ ích lại không bị liệt vào Junk Mail không. Hãy cùng mình theo dõi bài viết để trả lời câu hỏi này nhé!
Mục Lục
Định nghĩa Junk mail
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong những năm gần đây, Email đã trở thành công cụ không thể thiếu trong mọi mặt của đời sống. Hiểu về các thuật ngữ quan trọng của công cụ này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho người dùng. Junk mail là gì cũng nằm trong số những thuật ngữ đó. Junk mail là thuật ngữ dùng để nói về những email có chứa nội dung mà người dùng không mong muốn nhận được, đó có thể là các quảng cáo không có ích hay thậm chí là nội dung chứa virus, mã độc,… Những thư điện tử này đôi lúc còn được gọi là bulk mail hoặc thư rác.
Google hiện đã khắc phục được vấn nạn này bằng cách tạo lập thư mục spam. Tất cả email được truyền tải đều sẽ được phân loại và những những email có nội dung quảng cáo, có virus, mã độc,… sẽ bị đẩy vào mục này. Tuy nhiên, sự xuất hiện của spam lại mang đến một vài vấn đề khác, tiêu biểu phải kể đến việc nhiều email quan trọng bị server hiểu sai và đưa vào spam, khiến việc trao đổi thông tin của người dùng gặp rắc rối. Mình sẽ đi sâu phân tích vấn đề này và đưa ra cách khắc phục nó trong những mục sau.
Vì sao khi gửi Email lại bị đẩy vào Junk Mail?
Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến việc email gửi đi bị đẩy vào Junk Mail. Bạn có thể tham khảo những nguyên nhân chủ yếu dưới đây và đối chiếu với email của mình để khắc phục (nếu có lỗi). Tránh những lỗi này đồng nghĩa với việc email của bạn sẽ không bị Google đánh dấu spam.
Black list đánh dấu IP
Nguyên nhân khiến rất nhiều email bị đánh dấu spam là địa chỉ IP đã bị đưa vào danh sách đen. Để biết liệu IP của mình có nằm trong danh sách này không, bạn có thể sử dụng mxtoolbox bằng cách truy cập https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Nếu nhận được kết quả trả LISTED, IP của bạn đã bị đánh dấu trong danh sách đen. Hãy xem lại các tiêu chí cần thiết và tiến hành chỉnh sửa để giúp IP thoát khỏi danh sách này.
Quên nhấn PTR Record
Trỏ PTR Record có nhiệm vụ ánh xạ địa chỉ IP đến tên miền. Thao tác này giúp bạn tăng độ tin cậy cho mail server.Khi mail server có độ tin cậy nhất định, nó sẽ không bị đánh giá là Junk Mail và không bị đưa vào spam. Để kiểm tra xem mail server đã trỏ vào PTR Record chưa, bạn có thể sử dụng https://intodns.com/.
Kết quả hiển thị dấu (!) là email chưa trỏ PTR Record. Lúc này, hãy trỏ PTR Record để email gửi đi của bạn ghi điểm hơn với Google và không bị đưa vào spam.
Thiếu SPF Record
SPF record là một cơ chế chuyên dùng để đánh giá, kiểm tra email xem nó có phải là Junk Mail không dựa trên cơ chế kiểm tra nguồn gốc domain của email. Đây là cơ chế được ứng dụng rộng rãi để tăng mức độ tin cậy cho các thư điện tử được gửi đi. Với việc trỏ TXT SPF, bạn giúp email gửi đi được đánh giá cao về chất lượng, đảm bảo nó không phải Junk Mail. Công cụ kiểm tra mail server đã trỏ TXT SPF chưa mà bạn có thể sử dụng là https://mxtoolbox.com/
Không sử dụng DKIM
Không có cấu hình DKIM cũng là nguyên nhân khiến email gửi đi bị đưa vào spam. DKIM là công cụ xác thực email dựa trên việc kiểm tra chữ ký số có sẵn của domain gửi thư. Nếu không sở hữu cấu hình này, email gửi đi của bạn rất có thể sẽ bị đánh dấu spam.
Nội dung spam
Nội dung cũng là yếu tố mang tính quyết định đối với việc email có bị đánh giá là Junk Mail hay không. Hãy chắc rằng email của bạn không chứa những nội dung sau đây. Bởi nó chắc chắn sẽ khiến Google đánh email của bạn vào spam không thương tiếc.
- Nội dung đe dọa, quấy rối
- Ngôn ngữ mang tính chất thù địch
- Nội dung mang tính chất khiêu dâm
- Nội dung bạo lực
- Nội dung mang tính bất hợp pháp
- Giả mạo người khác để gửi thư điện tử
- Nội dung chia sẻ các thông tin cá nhân.
- Nội dung bán hàng
- Nội dung có tính lạm dụng đối tượng vị thành niên
Junk Mail – các thuật ngữ quan trọng
Một vài thuật ngữ quan trọng trong Junk Mail sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Junk Mail là gì. Những thuật ngữ này được trình bày ngay dưới đây.
- Content filters: Thuật ngữ chỉ tính năng lọc thư. Kiểm duyệt nội dung email để xác định xem đó có phải Junk Mail không.
- Header filters: Lọc tiêu đề. Nó giúp đánh giá các email dựa trên tiêu đề và xác định liệu email có chứa các thông tin giả không.
- URL Blacklist: Danh sách đen, chứa các địa chỉ URL được đánh giá là nguy hiểm. Google có thể tiến hành khóa các URL này.
- IP BlackList: Vẫn là danh sách đen. Song nó không chứa URL mà chứa các địa chỉ IP được đánh giá không an toàn. Email gửi đi từ các địa chỉ này sẽ bị đưa vào spam.
Phương pháp gửi Email tránh Junk Mail
Không ai hi vọng email mình gửi đi bị đưa vào spam cả. Và để tránh tình huống này xảy ra, bạn cần đảm bảo email của mình không bị đánh giá là Junk Mail bằng cách như sau.
- Sử dụng địa chỉ website uy tín
- Chăm chút về nội dung email
- Chuyển đổi HTML bị lỗi
- Chỉnh sửa đường dẫn của website trong email về nguyên bản
Nâng cấp độ tin cậy của Email
Bạn cần phải cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, Domainkeys… Nhằm tăng tính tin cậy khi gửi mail đồng thời luôn đảm bảo IP Server không bị các tổ chức liệt vào danh sách đen (blacklist). Thông thường nếu ip server bị các tổ chức như Spamhaus, Spamcop, SORBS-SPAM, … Và mail gửi đi có khả năng bị từ chối.
Với những thao tác trên, bạn sẽ không cần lo lắng việc email bị đưa vào spam. Ghi chú lại những thông tin quan trọng về Junk Mail là gì trong bài. Để tìm cách khắc phục các sự cố khi bị đánh dấu thư rác một cách nhanh chóng nhất. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn. Đối với Email Doanh Nghiệp, ngoài hạn chế bị liệt vào Spam Mail, nó còn khiến cho Email Chuyên Nghiệp hơn. Đặc biệt là các doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề quản lý thư điện tử. Chúc các bạn thành công!