Email là công cụ làm việc trao đổi vô cùng thuận lợi mà nhanh chóng, kết quả đem lại cực kỳ hiệu quả cho mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình cảnh email bị đóng spam không phải là điều xa lạ của các doanh nghiệp. Đây là vấn đề khá nghiêm trọng vì nó làm giảm khả năng cho sản phẩm doanh nghiệp đến tay khách hàng rất nhiều và có thể làm mất đi một khối khách hàng tiềm năng. Vậy trước hết chúng ta cần thu thập, tìm hiểu nguyên nhân tại sao các email lại bị đánh dấu spam, nhanh chóng tìm cách khắc phục triệt để nhất. Và ở bài viết này mình sẽ chia sẻ cho mọi người một số cách giúp Email tránh khỏi spam.
Mục Lục
Tạo tên miền riêng cho Email
Email là công cụ tương tác, marketing lý tưởng trong thời hiện đại. Tuy nhiên, bị đánh dấu spam khi sử dụng email marketing. Đó là tình trạng mà không ít doanh nghiệp gặp phải. Điều này ảnh hưởng khá nhiều đến khả năng tiếp cận khách hàng. Cũng như hiệu quả của chiến dịch tiếp thị. Gửi email giới thiệu sản phẩm với tên miền của công ty. Đây chính là yếu tố đầu tiên cần lưu ý khi sử dụng email marketing. Gmail cài đặt bộ lọc spam và đưa một vài dạng tên miền vào danh sách đen. Nếu tên miền của bạn nằm trong đó, các email marketing được gửi đi sẽ bị đánh dấu spam tự động.
Bạn có thể kiểm tra liệu tên miền mình chọn có nằm trong danh sách đen không. Bằng cách truy cập https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Trong trường hợp tên miền thuộc list này. Hãy đổi nó để khắc phục tình trạng bị đánh dấu spam. Ngoài ra, một Email Marketing với tên miền của công ty sẽ giúp cho khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu cũng như đem lại cảm giác chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp.
Danh sách khách hàng tiềm năng
Sở hữu data khách hàng chất lượng là yếu tố thứ 3 bạn cần lưu ý khi sử dụng email marketing. ‘Chất lượng’ ở đây chỉ những đối tượng thật sự có nhu cầu tìm hiểu về sản phẩm và muốn nhận email từ doanh nghiệp. Để đo lường được điều này, doanh nghiệp cần khảo sát và thu thập thông tin dưới sự hỗ trợ của các công cụ như MailChip, HubSpot,… Một danh sách data được đánh giá là chất lượng khi những địa chỉ email trong đó là thật. Được chấm điểm và phân loại. Có nút hủy theo dõi để khách hàng hủy theo dõi khi không có nhu cầu. Đừng bao giờ gửi email tràn lan mà không quan tâm đến nội dung.
Sử dụng địa chỉ Email có tên riêng
Địa chỉ cũng là một trong những điều bạn cần lưu ý khi gửi email marketing. Gmail ưu tiên các địa chỉ tên riêng hơn các địa chỉ mang tính chung chung kiểu như info; edu; support;… Những địa chỉ chung chung rất dễ khiến Gmail tự động đánh dấu email marketing của bạn là spam. Những email có dạng [email protected] được coi là email. Nó có địa chỉ là tên riêng, trong đó, manhcuong là tên riêng; abc.vn là tên miền. Sử dụng email marketing có định dạng như trên. Bên cạnh việc tránh bị đánh dấu spam còn giúp tạo sự chuyên nghiệp trong lòng khách hàng.
Email có thông tin đáng tin cậy
Điều sau cùng bạn cần lưu ý khi sử dụng email marketing là chất lượng nội dung. Một email marketing được đánh giá là ‘chất lượng’. Chỉ khi nó đảm bảo về nội dung, hình thức và cả tần suất, thời gian gửi thư. Những yếu tố này được đề cập chi tiết ngay phía dưới đây.
Nội dung Email chính xác
Nội dung là yếu tố tiếp theo và cũng là quan trọng nhất để đánh giá chất lượng email marketing. Yêu cầu chung về nội dung khi sử dụng email marketing là tính cá nhân hóa và thông tin giá trị. Tính cá nhân hóa trong email thể hiện ở chỗ bạn gửi thư điện tử cho rất nhiều người. Những vẫn khiến họ cảm thấy doanh nghiệp đang tương tác với một mình họ. Vấn đề của họ đang được tập trung giải quyết. Để đạt được hiệu quả này, chí ít. Bạn cần phải chú ý đến xưng hô trong email. Hãy sử dụng xưng hô bạn – tôi để có hiệu quả tốt.
Thông tin giá trị là yếu tố thứ hai cần lưu ý trong phần nội dung. Khách hàng chỉ thật sự hài lòng khi nội dung email có chứa thông tin về sản phẩm, dịch vụ mà họ cần. Bạn có thể giật tít nhưng hãy chú ý đến mức độ, đừng quá lố và đi quá xa nội dung.
Gửi Email Marketing đúng thời điểm
Gửi thư đúng thời điểm và tần suất vừa đủ sẽ tăng khả năng tiếp cận với khách hàng. Đồng thời không khiến họ cảm thấy phiền vì lúc nào cũng nhận được email tiếp thị. Tùy theo đối tượng khách hàng và đặc thù công việc, thời gian biểu của khách hàng, bạn có thể điều chỉnh thời gian và tần suất gửi thư. Gửi thư vào đúng thời điểm khách hàng check mail. Hay đúng lúc họ có nhu cầu về thông tin sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Nhiều đối tượng khách hàng cần tiếp cận, tương tác trong thời gian dài mới đem lại hiệu quả chuyển đổi. Với những đối tượng này, bạn cần có kế hoạch về tần suất gửi email phù hợp để vừa khiến họ không lãng quên doanh nghiệp, vừa không mang đến cảm giác bị làm phiền.
Cách trình bày email
Thiết kế mẫu email đẹp, dễ nhìn, bố cục rõ ràng, nội dung nổi bật,… sẽ để lại ấn tượng tốt cho khách hàng ngay từ lần gửi thư đầu tiên. Thông thường, các email marketing được bố cục với phần logo nằm cạnh tiêu đề. Banner nằm trong vùng hiển thị, phông chữ, màu chữ đồng bộ với hai yếu tố trên và có kích thước vừa phải. Mục tiêu là nhằm tăng khả năng nhận diện thương hiệu. Đồng thời khiến khách hàng dễ theo dõi. Nhớ rằng yếu tố quan trọng hàng đầu của bố cục email là khoa học, không rối mắt!
Thời gian và tần suất gửi email
Tính toán thời điểm và tần suất gửi email sao cho hợp lý là một điều thực sự khó khăn. Nhưng điều đó là cần thiết để có một chiến dịch tiếp thị qua email thật sự hiệu quả. Hãy chắc chắn rằng thời điểm mà bạn gửi email là thời điểm mà khách hàng thường xuyên truy cập vào email. Và khả năng mở mail là cao nhất và điều này lại còn phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng nhận mail bởi những nhóm khách hàng khác nhau sẽ có những thời điểm khác nhau.
Chẳng hạn như đối tượng là doanh nghiệp, đối tác kinh doanh thì thời điểm tốt nhất là 9h30 đến 15h00 từ thứ 3 đến thứ 5 hàng tuần. Còn với người nhận là những người tiêu dùng thì 17h00 đến 20h00 các ngày thứ 6, 7 và chủ nhật sẽ là thời điểm hợp lý và mang lại hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, một tần suất gửi mail hợp lý cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của chiến dịch. Việc duy trì đều đặn tần số gửi email với một số lượng cần thiết. Nó sẽ giúp khách hàng ghi nhớ đến bạn nhiều hơn. Tuy nhiên một tần suất quá dày đặt cũng có thể khiến khách hàng của bạn cảm thấy bị làm phiền. Tập trung vào những lưu ý trên để chiến dịch marketing qua email của bạn đạt được kết quả tốt nhất. Đây cũng là những tips lưu ý quan trọng khi sử dụng email marketing mà bất cứ marketer nào cũng phải biết. Hãy lưu lại để tham khảo khi cần thiết.