Hiện nay, một thời đại công đại đổi mới, dường như sử dụng Email không còn xa lạ với chúng ta. Tuy nhiên, chỉ mới mấy năm gần đây, sự xuất hiện Email tự động được mọi người vô cùng ưa chuộng và sử dụng phổ biến. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp, Email tự động vô cùng cần thiết. Bởi hằng ngày, sẽ có hàng loạt bưu thư điện tử gửi vào hệ thống công ty, nó gây ách tắc công việc, số lượng nhân viên không thể trả lời hết những tin đó. Vậy nên, khi Email tự động ra đời đã phần nào giải quyết được những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải. Nào, hãy cùng mình theo dõi những tiện ích và quy trình triển khai Email tự động hiệu quả này trong bài này nhé!
Mục Lục
Khái niệm và vai trò của Email tự động
Thế nào là Email tự động?
Email tự động có định nghĩa là những thư điện tử được tạo lập sẵn để trả lời khách hàng tự động. Các email này sẽ được gửi đi khi khách hàng có một hành động cụ thể nào đó trên website. Hoặc các kênh được kết nối với hộp thư. Loại hình này ra đời nhằm phục vụ nhu cầu gửi thư hàng loạt. Điều mà cách gửi thư truyền thống không thể đáp ứng. Các email tự động có thể gửi hàng trăm nghìn thư điện tử chỉ trong một thời gian ngắn.
Nội dung email tự động được thiết lập sẵn có thể là chào mừng. Nó dành cho khách hàng mới; giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng, tri ân khuyến mãi – cho khách hàng lâu năm,… Email được thiết lập, cài đặt nội dung, hình thức, thời gian gửi,… Chúng khác nhau tùy theo nhóm khách hàng và mục tiêu của doanh nghiệp.
Email tự động có công dụng gì?
Email tự động mang lại nhiều trải nghiệm tuyệt vời. Vừa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời giúp hiệu suất làm việc tăng lên mạnh mẽ. Những lợi ích đó được đề cập cụ thể phía dưới đây.
- Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng: Theo nghiên cứu marketing cho biết trên 90% khách hàng bị thu hút. Bởi những email mang tính cá nhân hóa bởi nó khiến họ cảm thấy được coi trọng. Họ thường có khuynh hướng trả lời hoặc tiến hành các chuyển đổi sau khi nhận được những email này. Đây cũng là nguyên nhân khiến email tự động được sử dụng nhiều trong email marketing.
- Cải thiện năng suất nhân viên: Gửi email thủ công tốn rất nhiều thời gian, công sức. Nhưng năng suất lại không bằng gửi email tự động. Loại hình gửi thư mới này giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất nhân viên. Bởi họ không cần mất thời gian gửi email hàng loạt.
- Mở rộng chiến lược tiếp thị: Email tự động mang đến khả năng tiếp cận khách hàng vô hạn. Chỉ cần họ đăng ký danh sách nhận email. Hệ thống sẽ tự động tương tác với họ. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể mở rộng chiến lược tiếp thị đến nhiều đối tượng hơn. Đồng thời việc chăm sóc khách hàng cũng được tiến hành hiệu quả hơn.
- Gia tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng: Email tự động hỗ trợ tương tác với khách hàng dựa trên các kịch bản có sẵn. Phần mềm này được cài đặt tự động phân tích hành vi khách hàng và lựa chọn mẫu. Và chỉnh sửa thông tin và nội dung phù hợp để gửi email tương tác. Hệ thống có thể tương tác với khách hàng bằng cách giới thiệu các sản phẩm mới, gửi tin về chương trình tri ân, khuyến mãi, tặng voucher,…
Lên kế hoạch khai triển Email tự động
Để triển khai một email tự động, bạn cần tiến hành theo 4 bước cơ bản như sau.
- Bước 1: Xác định mục tiêu: Đầu tiên, hãy xác định mình cần gì khi triển khai email tự động. Điều này mang tính quyết định đến việc xây dựng nội dung, kịch bản, số lượng. Và kế hoạch gửi email một cách chi tiết, phù hợp.
- Bước 2: Thu thập dữ liệu: Bước thứ 2 trong việc triển khai email tự động là thu thập dữ liệu về khách hàng. Điều này giúp bạn có được dữ liệu để gửi email chào mừng, chúc mừng, giới thiệu sản phẩm,… mang tính cá nhân hóa cao.
- Bước 3: Tạo Email tự động: Sau khi xác định mục tiêu, có được data khách hàng. Điều bạn cần làm là tạo email tự động. Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tạo lập email tự động mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Song để có được những email chuyên nghiệp nhất! Bạn nên tìm đến các nhà cung cấp uy tín.
- Bước 4: Đo lường kết quả: Sau khi đã sở hữu email tự động, điều bạn cần làm là đo lường kết quả bằng cách theo dõi những kết quả thống kê mà hệ thống cập nhật. Nếu phát hiện hiệu suất công việc không như ý. Hay tương tác với khách hàng không như mong đợi. Bạn có thể xem xét chỉnh sửa nội dung, tần suất gửi email.
Muốn có một Email tự động chất lượng cần làm gì?
Để giữ tương tác với khách hàng, đồng thời tăng chuyển đổi từ những tương tác này. Nó cần được cải tiến, thay đổi nội dung liên tục cho phù hợp với từng thời điểm, đối tượng. Để làm được điều đó, bạn cần thực hiện công việc sau đây.
- Thu thập thông tin từ câu trả lời của khách hàng: Thông tin có được qua các câu trả lời từ phía khách hàng phản ánh đúng nhất nhu cầu, thị hiếu của họ trong thời điểm hiện tại. Chúng có vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch, định hướng nội dung, kịch bản cho email cũng như chiến lược marketing sau này.
- Đưa ra các chiến dịch giảm giá: Đưa ra thông tin về các chiến dịch giảm giá là một trong những biện pháp vô cùng hữu hiệu. Đã làm cho email tự động hiệu quả. Gửi phiếu giảm giá, mã miễn phí vận chuyển, mã khuyến mãi,… qua email tự động có thể tăng tỉ lệ mua hàng đáng kể. Tuy nhiên, đừng lạm dụng chiến dịch giảm giá. Hãy tránh trường hợp khi không có mã giảm giá thì khách hàng lập tức chọn sản phẩm của các đối thủ.
- Tạo chiến dịch nhỏ giọt: Phần lớn khách hàng thường tương tác với doanh nghiệp nhiều lần trước khi quyết định mua một sản phẩm. Vậy nên, để chuyển đổi đối tượng này. Cần tạo các chiến dịch nhỏ giọt để tương tác thường xuyên, liên tục là điều cần thiết. Nó sẽ nhắc nhở khách hàng về doanh nghiệp cũng như các sản phẩm doanh nghiệp cung cấp.
Lập trang tính cho Email tự động
Bước đầu tiên là thiết lập một trang tính gồm tên, địa chỉ email và tin nhắn đến những người mà bạn muốn gửi. Ví dụ, bạn tạo một bảng tin để tự động nhập tất cả các bài báo được xuất bản trong tháng từ công cụ Google Analytics . Sau đó tạo một trang tính “All Authors” đã tổng các bài báo xuất bản cho mỗi tác giả. Và bây giờ gửi cho mỗi tác giả một email với số lượng bài báo của họ.
Để bắt đầu, chỉ cần bằng cách thêm một trang tính mới vào bảng tính hiện tại và đặt tên cho nó là “Send emails” (Gửi email). Trong trang Send emails mới này, bạn sẽ tạo tiêu đề. Mỗi hàng trong bảng tính này sẽ đại diện cho một email cá nhân sẽ được gửi đi.
Thông tin cố định chỉ là văn bản đã nhập vào ô và không thay đổi theo từng tháng. Nó chỉ là một phần của email mà luôn được giữ nguyên. Tuy nhiên, đối với dữ liệu bạn muốn thay đổi mỗi tháng. Bạn có thể chèn chức năng nhập dữ liệu có liên quan từ trang tính nào khác trong bảng tính của bạn. Điều muốn ở đây là khi nào mở trang tính để xem lại báo cáo tự động. Bạn có thể kích vào item menu để gửi email qua Google Script. Rồi gửi kết quả tới tất cả mọi người. Bạn sẽ thấy hướng dẫn tùy chỉnh item menu mới ở cuối bài viết. Sau khi tạo trang tính với tất cả email cá nhân. Bước tiếp theo là viết script!
Email tự động mang lại rất nhiều tiện ích, hỗ trợ tối đa cho các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt trong các chiến dịch email marketing. Với các thông tin về vai trò. Cách triển khai cũng sẽ như sử dụng email tự động hiệu quả ở trên. Mong rằng bạn sẽ có những trải nghiệm đỉnh cao với công nghệ này.